Een professionele email handtekening in outlook

Een email handtekening maken om je bedrijf professioneel te presenteren in al je e-mailverkeer lijkt ingewikkeld. Met dit stappenplan is het een fluitje van een cent. Lees hieronder alle mogelijkheden.

Door een HTML-sjabloon te maken kun je de onderschriften zo persoonlijk mogelijk maken als je maar wil. Deze digitale handtekening kan bestaan uit een stukje tekst met daarin je logo verwerkt. Je kan hier ook klikbare symbolen in toevoegen die verwijzen naar je website, je LinkedIn profiel, Facebook of andere sociale mediakanalen. Zelfs een in gescande digitale handtekening is mogelijk!

Je kunt in Microsoft Outlook zoveel E-mail handtekeningen toevoegen als je maar nodig hebt. De instelling in outlook kan je zo zetten dat de handtekening automatisch wordt toegevoegd of dat je hem handmatig selecteert op het moment dat je hem nodig hebt. Het gebruiken van een HTML-handtekening geeft je ongekende mogelijkheden en zal ook beter presteren bij de spamcontroles van de ontvanger.

Een Email Handtekening in een HTML SJabloon, Waarom?

Simpelweg om hier eerdergenoemde redenen. Een zakelijke uitstraling, je komt betrouwbaar over bij je klanten en spamcontroles zullen je niet wegstoppen in de spam map. Alle opties die je in je mail staan kunnen worden voorzien van een hyperlink naar je website of anders.

Hierdoor ben je laagdrempelig naar je relatie en kun je hem of haar met een enkele muisklik doorsturen naar de website of een van jouw Social Media Bedrijfskanalen.

Hieronder zie je hoe een html-handtekening er uit zou kunnen zien.

mvdk-webdesign-voorbeeld-geautomatiseerde-email-handtekening

Beginnen met het maken van je eigen HTML handtekening

Stap 1

Open het programma van Microsoft Outlook en klik op nieuwe e-mail

Stap 2

Open het venster handtekening en druk vervolgens op de optie handtekeningen

Klik nu op de optie nieuw en geef je handtekening (sjabloon) een naam die jij wil. In dit voorbeeld zal ik de MVDK-html gebruiken.

Vul bij deze handtekening alvast wat gegevens in bijvoorbeeld je naam adres, telefoon, websiteadres etc. en sluit af door op OK te klikken. Nu heb je de basis gemaakt voor het Html-bestand wat we later vorm gaan geven zoals jij vindt dat hij eruit moet komen te zien in je email berichten.

html-nieuwe-handtekening-microsoft-outlook
html-handtekening-testbericht

Nu gaan we het html sjabloon bewerken

Stap 3

Om het html sjabloon te bewerken gaan we deze nu eerst opzoeken op onze computer. Open Windows verkenner en zoek naar de selectie mappen hieronder beschreven

C:\Users\Gebruikersnaam\AppData\Roaming\Microsoft\Handtekeningen

(De naam handtekeningen kan bij jou ook de naam signatures hebben. Dit is afhankelijk van de taalinstellingen die je hebt ingesteld bij de installatie van Microsoft.

Ben je in de map terecht gekomen dan zie je nu de handtekening MVDK-html die je zojuist hebt aangemaakt.

mvdk-html-sjabloon-microsoft-outlook
Selecteer nu het bestand wat je zojuist hebt aangemaakt met de extensie html en open deze met het programma kladblok. In kladblok kan je verder het html-bestand verder vorm gaan geven op de manier zoals jij het wil.

Web ontwikkelaars zullen naar alle waarschijnlijkheid het programma Adobe Dreamweaver gebruiken. Dit is een wysiwyg editor voor HTML en andere programmeertalen zoals PHP, Javascript, CSS, CFML, ASP, XSLT en XML. Dreamweaver wordt gebruikt voor het ontwerpen van websites.

mvdk-webdesign-kladblok-functie

Zoek nu de tekst op die je bij het maken van de html-handtekening hebt ingegeven <p class=MsoNormal>Dit is een testbericht voor het email sjabloon</p> getypt hebt en breng de gewenste wijzigingen aan. Hieronder zal ik wat voorbeelden geven van wat basis codes!

  Basis HTML-codes

Voor het aanpassen van de handtekening zal je in elke geval de basiscodes, <BR> en <P> moeten gebruiken. Met deze code kan je een nieuwe regel beginnen. Hiermee kun je al je adres en contact gegeven onder elke plaatsen.

Zorg voor de opbouw van je html-bestand dat je de codes dan ook op een juiste manier gebruikt. De code
kun je aan het eind van de regel gebruiken. Met het stukje code
creëer je een nieuwe regel.

Zo bouw je stap voor stap jouw ideale handtekening op. (voorbeeld)

MVDK Webdesign <br>
Vossiuslaan 24<br>
2353BB Leiderdorp<br>
Telefoon: 071-2402455<br>

Nieuwe Paragraaf

Een nieuwe paragraaf begin je met de code <p> en voor het afsluiten van de paragraaf voeg je de </p> toe waardoor je het geheel op de juiste manier weer afsluit. Met <p> creëer je een nieuwe regel met een blanco regel tussen de beide regels.

Dit is tekst tussen <p> en </p>

Dit is tekst tussen <p> en </p>

Dit is tekst tussen <p> en </p>

 

Hyperlink

Wil je lezer van je email doorsturen naar je website kan je daarvoor een hyperlink toevoegen. Gebruik hiervoor het volgende stukje code.

<a href=”http://www.jouwwebsite.nl”>Tekst van je HYPERLINK</a>

Het zal er dan zo uitzien in je bericht:

Tekst van je HYPERLINK

Ga je dit toepassen in jouw email handtekening pas dan de tekst aan zoals die voor jou bedoeld is en verander jouwwebsite.nl in het adres van de website waar jij de lezer van je email naar toe wil sturen.

 

Afbeeldingen of icon toevoegen

Voor het opnemen van een logo of icoontjes zoals telefoon, webmail of een envelope voor je email adres moet je er eerst voor zorgen dat deze afbeeldingen online staan zodat je ze in het bericht kan plaatsen. Vervolgens zoek je de juiste link naar de afbeeldingen op en plaats de volledige link van de afbeelding in het stukje code. Deze code ziet er dan als volgt uit:

<img src=”http:www.jouwwebsite.nl/locatie van de afbeelding”/>

Vanzelfsprekend moet je de locatie van de afbeelding wijzigen in de juiste locatie van de afbeelding op internet waar jij heb zelf online hebt geplaatst!

Veel succes met het bouwen van je eigen unieke handtekening!

Heb jij al een professionele email handtekening?

Raak je in paniek bij het zien van al deze HTML code? Of heb je misschien geen tijd om hem zelf te maken en wil je dit liever uitbesteden? MVDK Webdesign helpt je graag verder bij het realiseren van je eigen outlook handtekening geheel volgens de huisstijl van je bedrijf!